Tempo de Guarda para Documentos Fiscais, Contábeis e Trabalhistas

 
 

A presente tabela contém os principais documentos fiscais, contábeis e trabalhistas das empresas com o tempo que deve ser mantido em arquivo conforme determina a legislação vigente.

 

Para maior segurança do empresário, a contagem para o tempo de guarda deve iniciar no 1º dia do mês de janeiro do exercício seguinte ao do documento. Os tempos em que constam um * (asterisco) na frente, embora haja um prazo de guarda, recomendamos não eliminar mesmo após esse prazo.

 

Esclarecemos que os prazos abaixo não se aplicam aos documentos que são base ou que fazem parte de processos judiciais, bem como façam parte de autos de infrações ou notificações fiscais. Não se aplicam também os prazos abaixo para os documentos necessários para futuras ações judiciais.

Livros e  Documentos Fiscais

Tempo de Guarda

-   Conta de Água, Luz e Telefone

-   Recibos de pagamento de aluguel

-   Extratos bancários (inclusive de aplicações financeiras)

-   Notas Fiscais de Serviços Tomados, inclusive recibos (todos os     comprovantes da escrituração - notas fiscais e recibos)

-   Nota Fiscal de Serviços

-   Nota Fiscal - Fatura de Serviços

-   Nota Fiscal Simplificada de Serviços

-   Nota Fiscal de Serviços de Comunicações

-   Nota Fiscal de Serviços de Telecomunicações

-   Nota Fiscal de Serviços de Transportes

-   Nota Fiscal de Vendas a Consumidor

-   Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A

-   Nota Fiscal Conta de energia elétrica

5 anos

-   Notas Fiscais de compras de ativo imobilizado

Enquanto o bem existir *

-   Darf - I.R.P.J      

-   Darf - C.S.L.L

-   Darf - I.R.R.F 

-   Declaração Simplificada - PJ Simples e Inativas                                  

-   Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica - DIPJ

-   Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais - DCTF

-   Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais - DACON

-   DIRF

-   Livro Caixa

-   IPTU

-   IPVA

-   Livro de Apuração do Lucro Real - LALUR

5 anos *

-   Livro Diário

Permanente

-   Livro Razão

10 anos *

-   DARF - PIS/PASEP

-   DARF - COFINS

10 anos *

-   Gare de ICMS

-   Carnê de parcelamento de ICMS

-   Guia de Informação e Apuração de ICMS - GIA

-   Declaração do Simples Paulista - DS

-   DAMSP / DARM ISS

-   DARF - IPI

-   DARF - SIMPLES Federal

-   DES - Declaração Eletrônica de Serviços

-   DAME - Declaração Anual de Movimento Econômico

5 anos *

-   Bilhete de Passagem Aquaviário

-   Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem

-   Bilhete de Passagem Ferroviário

-   Bilhete de Passagem Aeroviário

-   Conhecimento Aéreo

-   Conhecimento de Transporte Aquático de Carga

-   Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas

-   Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas

-   Cupom Fiscal emitido por ECF

-   Despacho de Transporte

-   Manifesto de Carga

-   Ordem de Coleta de Cargas

-   Resumo de Movimento Diário

5 anos

-   Livro de Registro de Entradas                                                   

-   Livro de Registro de Saídas

-   Livro de Registro de Controle da Produção e do Estoque

-   Livro de Registro do Selo Especial de Controle

-   Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais – mod. 58

-   Livro de Registro de Utilização de Docs Fiscais e Termos de Ocorrências

-   Livro de Registro de Inventário

-   Livro de Registro de Apuração do IPI

-   Livro de Registro de Apuração do ICMS

-   Livro de Movimento de Combustíveis - LMC

-   Livro Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados - modelo 51     

-   Livro Registro de Notas Fiscais Fatura de Serviços Prestados a Terceiros - modelo 53

-   Livro de Registro de Serviços Tomados ou Intermediados de Terceiros - modelo 56

-   Livro de Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrência - modelo 57

5 anos*

 

 

Documentos Gerais

Tempo de Guarda

-   Contrato Social

-   Alterações Contratuais

-   Alvará de Funcionamento da Prefeitura (desde que não haja modificação no imóvel)

-   Cartão CCM (Prefeitura)  on-line

-   Cartão CNPJ on-line

-   Deca on-line

Indeterminado

-   Licença da CETESB

Renovável de 2 a 5 anos

-   Contrato de Locação Comercial (após vigência)

-   Contrato de Comodato

5 anos

-   Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical Patronal

-   Registro de Marcas

10 anos

-   Guia de Recolhimento de TFE ou TLIF

-   Guia de Recolhimento de TFA

5 anos*

 

-   CADAN - Licença de Anúncio enquanto não houver modificações nas metragens do anúncio

Indeterminado

-   CND(Certidão Negativa de Débitos) FGTS

-   CND Dívida Ativa da União - Emitida via internet

-   CND FGTS

30 dias

-   CND (Certidão Negativa de Débitos) Federal

-   CND Dívida Ativa de União - Emitida pela PFN

-   CND ICMS

-   CND tributos Municipais

6 meses

-   CND (Certidão Negativa de Débitos) INSS

90 dias

-   Registro de Patentes

20 anos

-   Alvará do CRF

-   Alvará do CRM

-   Cadastro na ANVISA

-   Alvará da Vigilância Sanitária

Renovação anual

 

 

Livros e  Documentos Trabalhistas e Previdenciários

Tempo de Guarda

-   Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho

-   Aviso Prévio dado pelo empregador

-   Aviso Prévio dado pelo empregado (pedido de demissão)

-   Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)

-   Acordo de compensação de horas

-   Acordo de prorrogação de horas

-   Atestados médicos

-   Autorização do empregado para descontos não previstos em lei

-   Cartões, Fichas ou Livros de Ponto

-   Comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD)

-   CIPA - todos os documentos relativos à eleição

-   Documentos Relativos a Créditos Tributários

-   Guias de Recolhimento de Contribuição Sindical e Assistencial

-   Mapa Anual de acidentes do trabalho

-   Recibo de abono de férias

-   Recibo de entrega do requerimento de Seguro-Desemprego (SD)

-   Recibo de gozo de férias

-   Recibos de adiantamento

-   Recibos de pagamento

-   Relação de contribuição sindical e assistencial

-   Solicitação de abono de férias

-   Vale-transporte

-   Folha de Pagamento

-   PIS/PASEP

-   Salário-Educação

10 anos

-   Dados obtidos nos exames médicos

20 anos

-   Documentos relativos ao FGTS

-   Guias de recolhimento de INSS

30 anos

-   Livros de Atas da CIPA

-   Livros de Inspeção do Trabalho

-   Contrato Individual de Trabalho

-   Livros ou Fichas de Registro de empregados

-   RAIS (Relatório Anual de Informações Sociais)

Indeterminado